Conférenciers événementiels : comment les trouver, les choisir, les préparer et les exploiter pour votre événement

Les conférenciers peuvent faire ou défaire votre événement. Des orateurs ennuyeux peuvent gâcher l’occasion, faire dériver votre public et laisser l’événement avec une mauvaise impression.

En revanche, de bons orateurs peuvent rendre l’événement mémorable, marquer l’esprit des participants et renforcer la réputation de l’événement.

Pour les organisateurs, trouver des conférenciers peut être une tâche ardue. Par où commencer ? Quels canaux devons-nous utiliser ? Sachant que les intervenants sont si déterminants pour le succès de l’événement, comment choisir les bons ?

Ensuite, il y a la question de les préparer. Même les meilleurs orateurs d’événements ne seront pas performants s’ils ne connaissent pas votre public, ses besoins et ses objectifs.

Et l’impact global des orateurs ne devrait pas se limiter à parler le jour même. Ils peuvent certainement s’avérer un puissant atout à exploiter, mais comment les organisateurs d’événements devraient-ils le faire ?

Pour répondre à certaines de ces questions brûlantes, nous décrivons ici quelques-unes des meilleures pratiques et des conseils qui vous aideront à trouver des conférenciers, à choisir les bons pour votre événement, à les préparer et à les exploiter à votre avantage.

Comment trouver des conférenciers d’événements

Lors de la toute première étape de recherche d’orateurs, gardez à l’esprit votre mission et vos objectifs. Qui est votre public cible? Pourquoi ce public cible voudrait-il assister à l’événement ?

La mission globale de cet événement éclairera les sujets que vous couvrirez, ce qui, à son tour, éclairera votre recherche d’orateurs experts dans ce domaine.

Et, la nature de votre événement influencera le style de vos conférenciers, qu’il s’agisse d’un conférencier éducatif ou plutôt motivant.

Dans un deuxième temps, lorsqu’il s’agit de rechercher des intervenants, le réseautage s’avère indispensable.

Les plateformes de médias sociaux peuvent être extrêmement utiles pour cela, alors soyez proactif et gardez les yeux ouverts sur les opportunités.

En effet, de nombreux conférenciers professionnels sont actifs sur LinkedIn et font la promotion de leur rôle de conférencier lors de différents événements. Alors profitez-en pour parcourir le site de manière approfondie. Une fois que vous êtes tombé sur un conférencier spécifique, assurez-vous de revoir en profondeur son profil de travail, son expérience et ses événements passés.

De plus, vous pouvez utiliser des communautés en ligne pour créer des réseaux et trouver des conférenciers avec lesquels des pairs du secteur ont travaillé et recommandé. Par exemple, EventLand est une communauté mondiale de professionnels de l’événementiel de soutien où vous pouvez obtenir des références à des conférenciers pour votre prochain événement.

Dans le même ordre d’idées, l’irruption récente de Clubhouse sur la scène peut vous aider à trouver des conférenciers talentueux. L’application est facile à utiliser, vous pouvez donc vous lancer dans des discussions pertinentes pour l’industrie et garder vos oreilles ouvertes pour évaluer les compétences de l’orateur.

Vous pouvez également utiliser des organisations de conférences dédiées telles que la National Speakers Association et des sites tels que Speakers Match ou Speakers Hub comme source pour les conférenciers.

Comment choisir les bonnes enceintes

Après avoir fait des recherches initiales sur les conférenciers et sélectionné les meilleurs, assurez-vous de faire vos devoirs. Plongez dans le contenu qu’ils créent, passez en revue leurs valeurs et objectifs commerciaux et regardez certains de leurs événements récents.

N’oubliez pas que les conférenciers de votre événement sont le visage public de votre organisation. Alors, intégrez votre cœur de métier et vos valeurs culturelles lorsque vous les recherchez. Par exemple, pour assurer la diversité et l’inclusion dans vos événements , la programmation des conférenciers doit être diversifiée et équilibrée.

Lorsque vous commencez à faire de la sensibilisation, organisez une réunion pour discuter et comprendre si et comment les objectifs et l’expertise des intervenants s’intègrent dans le récit global de votre événement et dans leur session ou panel spécifique.

Dans cette approche, prenez toujours l’objectif de l’audience de votre événement. Très probablement, vos participants ne veulent pas être vendus par vos conférenciers. Demandez des idées, des expériences, des conseils et des astuces précieux que l’orateur peut apporter à la table.

Parallèlement à cela, envisagez de rechercher des traits ou des personnalités uniques pour les locuteurs qui les distinguent. Dans les événements auxquels vous avez assisté récemment, quels orateurs ont retenu votre attention ? Comment ont-ils interagi avec le public et communiquer leurs idées ?

Qu’il s’agisse d’un style de présentation amusant ou d’une narration incroyable, recherchez des compétences inhabituelles pour attirer l’attention et l’intérêt du public.

Comment préparer les conférenciers de l’événement

Dès le moment où vous avez choisi vos conférenciers, commencez à les préparer pour le jour de l’événement. Comme nous l’avons mentionné, avant même de choisir vos conférenciers, vous devez les familiariser avec le récit global de l’événement.

Cette mission événementielle doit être communiquée et répétée de manière cohérente, elle est donc au premier plan dans leurs esprits.

En entrant dans les détails, envoyez un aperçu clair aux conférenciers sur le temps dont ils disposent pour parler, les sessions à venir avant et après et le temps alloué aux questions-réponses avec le public.

Surtout, installez des pistes sèches où vous présentez tous les différents conférenciers et hôtes. En outre, décrivez un script détaillé, envoyez-le à tous les orateurs et parcourez-le ensemble afin que rien ne soit laissé au hasard.

Les répétitions sont essentielles dans les événements virtuels, car elles permettent aux producteurs d’évaluer la caméra, le microphone, l’éclairage et la connexion Internet de l’orateur. En conséquence, ils peuvent signaler les problèmes potentiels et les résoudre avant qu’il ne soit trop tard.

De plus, les répétitions permettent aux conférenciers et aux organisateurs d’avoir une meilleure idée des horaires. Par conséquent, ils peuvent réduire le nombre de questions, de diapositives ou de vidéos en conséquence.

Enfin, comme bonne pratique, assurez-vous qu’une personne de votre équipe événementielle agit comme agent de liaison. Il ou elle doit communiquer avec les conférenciers tout au long du processus de planification, en établissant des relations solides et en étant réactif aux besoins spécifiques à tout moment. De cette façon, les conférenciers s’engagent dans la promotion de l’événement et contribuent à un événement réussi.

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