Vous déménagez dans de nouveaux locaux ? Que votre entreprise se trouve au bout du pâté de maisons ou à l’autre bout de la ville, un déménagement de bureau mal géré peut rapidement se transformer en un énorme casse-tête pour les employés et les clients. Pire, lorsque vous êtes plongé dans les cartons et le papier bulle, il est facile de négliger des détails importants, comme la mise à jour de l’adresse de votre entreprise en ligne. Les incohérences du NAP dans la recherche locale de Google peuvent créer un cauchemar de recherche et envoyer des clients potentiels à la mauvaise adresse.
Du déménagement physique au déménagement numérique, ces six conseils aideront votre entreprise à éviter les pièges les plus courants du déménagement :
Laissez derrière vous le stress du déménagement de vos bureaux
1. Commencez le processus de planification tôt
Vous déménagez en septembre ? Alors commencez à planifier dès maintenant ! Donnez-vous au moins trois mois de temps pour établir un plan clair. Évaluez ce qui doit être déménagé et décidez ce qui doit être donné ou éliminé en toute sécurité. Bien que de nombreuses organisations caritatives acceptent les vieux meubles de bureau, vous ne pouvez pas supposer qu’elles seront en mesure de coordonner un ramassage de dernière minute pour coïncider avec votre déménagement. Il en va de même pour l’élimination sécurisée des équipements électroniques. Une planification préalable permettra de rationaliser cette logistique et d’éliminer les contretemps inutiles. Enfin, ne laissez pas vos employés dans l’ignorance de vos projets de déménagement ! Tenez-les au courant de l’évolution de vos plans afin qu’ils puissent gérer le flux de travail de manière appropriée et favoriser un processus de transition en douceur.
2. Supprimez les anciennes données et recyclez les appareils électroniques
Vous avez encore de vieux ordinateurs portables ou téléphones d’employés qui traînent ? Qu’il s’agisse de vieux téléphones de bureau ou d’ordinateurs, il est essentiel de se débarrasser de ces produits de manière sûre, à la fois pour protéger la sécurité de votre entreprise et pour éviter les dommages environnementaux causés par les déchets électroniques. La suppression des données personnelles des appareils n’est pas aussi simple que la suppression de vos anciens fichiers. N’échangez pas, ne vendez pas, ne donnez pas ou ne recyclez pas vos vieux appareils électroniques avant de les avoir nettoyés. Consumer Electronics propose un guide détaillé pour effacer les données personnelles des ordinateurs, des tablettes et même des vieux téléphones BlackBerry. Une fois les données entièrement purgées, les options d’élimination comprennent les programmes de recyclage communautaires et les programmes de dons.
3. Prévoyez une couverture pendant le déménagement
Pour la plupart des petites entreprises, il n’est tout simplement pas pratique de fermer complètement l’entreprise pour un déménagement prolongé. Tout au plus, vous pourrez peut-être fermer vos portes un jour ouvrable et un week-end. Si vous offrez principalement des services à distance, prévenez vos clients que vous serez peut-être un peu plus lent à répondre aux courriels ou aux téléphones pendant la période de déménagement. Si vos employés vous aident à accomplir des tâches liées au déménagement pendant la période de transition, pensez à désigner un employé comme personne à contacter en cas d’urgence. Cela permet d’assurer un soutien ininterrompu aux clients sans distraction liée au déménagement.
4. Déménagez d’abord les éléments non essentiels
Effectuez une analyse approfondie de toutes les parties de votre bureau et répartissez les articles entre “essentiels” et “non essentiels”. Réduisez les temps d’arrêt en commençant par déménager les éléments non essentiels dans votre nouvel espace de travail. Étiquetez soigneusement toutes les boîtes et tous les bacs pour minimiser les problèmes de déballage. L’équipement nécessaire aux opérations quotidiennes doit rester en place jusqu’au jour du déménagement de bureaux.
5. Réduisez la superficie en optimisant le stockage
Votre entreprise est en train de déménager dans un espace plus petit ? En choisissant de stocker les documents et les dossiers rarement utilisés – plutôt que d’occuper de l’espace dans votre bureau – vous minimiser votre empreinte immobilière et réduirez vos frais généraux lisez ça. Lorsque vous choisissez une unité de stockage, n’oubliez pas que le prix n’est qu’un facteur parmi d’autres. D’autres facteurs entrent en ligne de compte, comme le fait de savoir si l’unité est climatisée, le type de sécurité offert et si l’entrée est protégée par un mot de passe.
6. Changez votre adresse numérique
En plus d’informer vos fournisseurs et vos clients de votre nouvelle adresse, n’oubliez pas de modifier vos informations NAP avec Google. La simple mise à jour des informations relatives à l’adresse dans votre fiche Google My Business ne suffit pas. Google tire ses informations d’un nombre presque infini de sources, dont Yelp, Yellow Pages, City Search, Local.com et Acxiom. En plus de corriger vos données auprès de Google, vous devrez les corriger sur les sites qui fournissent ces données aux annuaires. Vous pouvez également utiliser Google Map Maker pour modifier directement les cartes de Google. Une fois votre modification approuvée, les nouvelles informations apparaîtront dans toutes les recherches sur les cartes de Google.
En résumé
Personne n’a jamais dit qu’un déménagement était amusant ou facile, mais avec une planification préalable suffisante, vous pouvez minimiser les tracas logistiques sans perturber le client.