En effectuant l’accueil des patients et les tâches administratives, une secrétaire médicale permet à un médecin de prendre en charge convenablement ses patients. Si le professionnel peut recourir aux services d’une secrétaire en présentiel, faire appel à un télésecrétaire médical peut aussi s’avérer intéressant. Mais en quoi consiste le télésecrétariat médical et quels sont les avantages de cette alternative à distance ?
Le télésecrétariat médical, c’est quoi exactement ?
Une télésecrétaire médicale effectue les mêmes missions qu’une secrétaire médicale en présentiel, mais à distance. Vous pouvez lui confier aussi bien la réception des appels, le transfert d’appel en cas d’urgence, la gestion des agendas que la prise et la relance des rendez-vous. Cette professionnelle peut également se charger des tâches administratives comme la saisie de comptes-rendus, de courrier et de la transmission de documents. Tous les professionnels de la santé depuis le médecin généraliste au kinésithérapeute en passant par le dentiste et l’ophtalmologue peuvent s’appuyer sur l’assistance d’un service de telesecretariat medical à MADAGASCAR.
Pourquoi externaliser le secrétariat médical
Un praticien peut faire appel à une télésecrétaire médicale à tout moment, pour pallier l’absence de sa secrétaire ou pour mieux gérer les périodes avec un flux d’appels trop important comme durant la crise sanitaire engendrée par la pandémie de Covid. Les prestations des sociétés d’externalisation sont en effet très souples. Il est possible de recourir aux services d’une télésecrétaire pour seulement quelques heures ou un mois entier. Le médecin choisit également les tâches qu’il souhaite déléguer. Il rémunère le prestataire suivant le travail effectué et évite ainsi des investissements importants notamment avec l’embauche de personnel qualifié et l’achat de matériel. La télésecrétaire dispose de l’équipement et des outils indispensables pour la réalisation des différentes missions.
Suivant la taille du cabinet, il peut se tourner vers de grands centres d’appels en mesure de traiter un grand volume d’appels ou vers une structure à taille humaine ou un freelancer pour un accueil plus chaleureux et personnalisé. Sous-traiter le travail de secrétariat médical représente un autre atout majeur, le gain de temps. Suivant les consignes du médecin, la télésecrétaire filtre les appels et seuls les plus urgents sont transmis au professionnel de santé. Les interruptions sont moins fréquentes et le praticien peut alors mieux se consacrer à ses patients. Les erreurs médicales sont ainsi réduites.
Comment choisir le bon prestataire ?
Trouver le prestataire en mesure de répondre entièrement à ses exigences en matière de télésecrétariat médical n’est pas aisé, mais en se basant sur quelques points, il est possible de réduire significativement la liste. Dans un premier temps, il est intéressant de demander l’avis de confrères qui ont eu recours à un tel service en savoir plus. Leur recommandation permettra d’établir une liste préalable. Pour affiner la recherche, il est possible de se baser sur différents critères comme le temps de réponse et la disponibilité éventuellement en dehors des heures de bureau et le week-end, selon les besoins. La télésecrétaire doit également pouvoir être réactive et s’adapter à des imprévus. Il faut aussi porter une attention particulière sur le tarif. Il doit être modulable et s’adapter aux prestations requises pour plus d’information. Le prestataire doit pouvoir proposer un prix à la tâche et des forfaits.